Как внедрение системы электронного документооборота поможет повысить эффективность труда

Как внедрение системы электронного документооборота поможет повысить эффективность труда

Различные исследования свидетельствуют, что около 30-60% своего рабочего времени персонал тратит на рутинные процессы по обработке документации. Это негативно отражается, прежде всего, на развитии компании. Поэтому сегодня все чаще предприятия отказываются от привычных форм ведения документооборота, отдавая предпочтение электронным системам. Несмотря на то, что их внедрение потребует определенных финансовых вложений их окупаемость не вызывает сомнений, ведь компания получает экономию за счет:

  • - снижения расходов на бумагу, канцелярские принадлежности, копировальную технику;
  • - экономии места офиса, которое потребовалось бы для размещения расходных материалов и бумажных документов;
  • - экономии рабочего времени персонала на обработку документации;
  • - снижения расходов на доставку документов;
  • - снижения рисков потери документации;
  • - ускорения движения информационных потоков.

Для украинских предприятий одной из наиболее эффективных систем электронного документооборота считается M.E.Doc. С ее помощью можно формировать различные виды внутренней и внешней документации, а также отчетность. Приобрести систему, чтобы усовершенствовать работу компании, можно на сайте ukrzvit.ua, где действуют различные акционные предложения для желающих оценить на практике преимущества M.E.Doc.

Помимо финансовой экономии, внедрение системы электронного документооборота имеет и другие достоинства. Так, она позволяет обеспечить прозрачность бизнес-процессов и контроль за ведением документооборота. Руководству существенно проще проверить и проконтролировать наличие документов в электронном виде. К тому же, благодаря этому повышается исполнительная функция. Если обычные поручения, по статистике, не выполняются в 20% случаев, то оценить их реализацию с помощью электронной системы намного легче. 

Важная функция такой формы документооборота - это еще и обеспечение конфиденциальности информации. Каждый сотрудник может получить доступ только к тем сведениям, которые соответствуют его полномочиям. При этом благодаря регистрации в системе, можно узнать, кто работал с документами и вносил изменения. Также электронный оборот существенно облегчает обучение новых сотрудников, которым не нужно тратить время на поиск и изучение бумажных документов. Ну и, наконец, при возникновении каких-либо изменений в законодательстве или в самой компании в электронную документацию внести изменения будет куда легче.